Nível de permissão: Administrador e designer
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A seção Arquivos passou por uma grande atualização visando centralizar a gestão de ativos digitais do marketing no Deskfy e proporcionar mais eficiência para sua rotina.
Com os novos recursos, você pode acessar, importar e organizar todos os arquivos usados em diferentes funcionalidades da ferramenta em um único lugar, reutilizá-los e otimizar seus processos como nunca antes!
Como fazer a gestão dos arquivos
Em "Meus recentes", você encontra rapidamente os seus últimos arquivos importados ou anexados, podendo filtrar a visualização por nome e tipo de extensão.
Ao selecionar um arquivo, é possível fazer download, copiar o link para compartilhamento interno, criar tags para facilitar a busca, configurar o acesso de designers e mover arquivos para a lixeira.
Você também pode configurar tags e restrição de acesso em vários arquivos ao mesmo tempo! Basta selecioná-los, clicar no ícone de configuração na barra de ferramentas inferior, realizar as configurações que deseja e, em seguida, clicar em "Salvar".
Acessando a página "Todos", você terá acesso a todos os arquivos que foram importados ou utilizados pelo marketing e usuários em alguma funcionalidade.
Em Organizados, é possível criar pastas para organizar todos os arquivos como preferir e facilitar o acesso. Basta clicar no botão "Adicionar" no canto superior direito da tela, selecionar "Criar nova pasta", definir o nome e clicar em "Criar". Para adicionar arquivos a uma pasta criada, você pode selecioná-los e arrastá-los para a pasta ou clicar no ícone de pasta na barra de ferramentas e escolher o destino desejado.
Também é possível importar novos arquivos diretamente em uma pasta específica para facilitar a organização, basta acessá-la, clicar em "Adicionar", selecionar "Importar do dispositivo" e seguir o processo padrão de importação.
Como excluir arquivos e gerenciar a lixeira
Se um arquivo não precisa mais ficar disponível no Deskfy, você pode movê-lo para a Lixeira. Para isso, selecione o arquivo que deseja remover, acesse Mais opções e escolha a opção Mover para a lixeira. Antes de concluir a ação, uma mensagem de confirmação será exibida.
Também é possível selecionar vários arquivos de uma vez e enviá-los para a lixeira utilizando a barra de ações.
Após a confirmação, os arquivos deixam de ficar disponíveis nas áreas habituais do módulo e passam a ser encontrados na página Lixeira.
Importante: mover um arquivo para a lixeira não libera espaço de armazenamento imediatamente. Para liberar o espaço ocupado, é necessário realizar a exclusão permanente do arquivo.
Restaurar um arquivo da lixeira
Caso tenha enviado um arquivo para a lixeira por engano ou decida utilizá-lo novamente, você pode restaurá-lo. Acesse Lixeira, selecione o arquivo desejado e clique em Restaurar.
Além disso, você pode utilizar a opção Ordenar, no canto direito, para facilitar a localização dos arquivos, através de relevância, nome e tamanho.
Também é possível selecionar vários arquivos e restaurá-los de uma só vez.
Após a restauração, os arquivos voltam a ficar disponíveis no Deskfy.
Excluir arquivos permanentemente
Para liberar o espaço de armazenamento ocupado por um arquivo, é necessário realizar sua exclusão permanente. Na página Lixeira, selecione o arquivo desejado e clique em Excluir permanentemente.
Além disso, você pode utilizar a opção Ordenar, no canto direito, para facilitar a localização dos arquivos, através de relevância, nome e tamanho.
Antes de concluir, o Deskfy exibirá uma mensagem de confirmação. Você também pode realizar a exclusão permanente de vários arquivos simultaneamente.
Importante: a exclusão permanente não pode ser desfeita. Antes de confirmar, revise se o arquivo ainda é necessário ou está sendo utilizado em outras funcionalidades do Deskfy.
O que acontece com arquivos utilizados em outros módulos?
Antes de mover ou excluir um arquivo, é importante verificar se ele ainda está sendo utilizado em outras funcionalidades do Deskfy. A exclusão permanente pode ser realizada mesmo quando o arquivo possui vínculos com outros módulos.
No caso de um arquivo utilizado em um modelo de material, ao enviá-lo para a lixeira:
o modelo que utiliza esse arquivo fica indisponível;
os materiais criados a partir desse modelo também ficam indisponíveis.
Para voltar a disponibilizá-los, um usuário Administrador ou Designer deve editar o modelo e substituir o arquivo utilizado.
💡 Antes de excluir definitivamente um arquivo, recomendamos revisar onde ele está sendo utilizado. Você pode consultar essas informações nos detalhes do arquivo, na área “Usos”.
O que muda nos "arquivos arquivados"?
Com a chegada da Lixeira, a opção Arquivar deixa de estar disponível no módulo Arquivos.
Os arquivos que já estavam arquivados serão reorganizados automaticamente de acordo com a forma como estão sendo utilizados:
Arquivos arquivados sem vínculos
Arquivos que estavam arquivados e não possuem vínculos com outras funcionalidades do Deskfy serão movidos automaticamente para a Lixeira.
Eles continuarão ocupando espaço de armazenamento até que seja realizada a exclusão permanente.
Arquivos arquivados com vínculos
Arquivos que estavam arquivados e ainda possuem vínculos com outros módulos serão reunidos em uma pasta chamada Arquivados.
Recomendamos revisar os conteúdos dessa pasta para identificar quais arquivos ainda precisam ser mantidos e quais podem ser excluídos. Antes de realizar uma exclusão permanente, confira os vínculos do arquivo para evitar impactos em conteúdos que ainda estão em uso.
Como reutilizar arquivos já existentes na ferramenta
Sempre que precisar importar um material ou adicionar um anexo em solicitações e comunicados, por exemplo, você pode reutilizar arquivos que estão dentro do Deskfy e assim, otimizar a utilização dos mesmos.
Basta clicar na opção de importar e uma janela será exibida onde será possível buscar por arquivos em "Meus recentes", "Todos"ou "Organizados". Ao encontrar o arquivo desejado, basta selecioná-lo e clicar em "Importar" ou "Anexar" para finalizar.
Reutilizando arquivos em Materiais.
Reutilizando arquivos em Comunicados.
Como acompanhar a performance e utilização de cada arquivo
Agora, além das informações básicas como nome e tamanho, ao acessar a preview do arquivo você pode visualizar todo histórico e detalhes de utilização:
Acompanhe as tags adicionadas;
Veja a atividades realizadas por cada usuário do marketing;
Confira onde está armazenado e em quais funcionalidades está em uso;
Acompanhe o histórico de versões e atualize sempre que necessário.
Em breve teremos mais novidades na seção Arquivos do Deskfy! Fique atento e acompanhe nossas comunicações para se manter atualizado(a). 😉
Esperamos que este tópico tenha solucionado suas dúvidas. Em caso de qualquer dificuldade, inicie uma conversa com nosso time de suporte através do chat da ferramenta. 😄