Seja muito bem-vindo ao Deskfy! Este post pretende te explicar o funcionamento geral da ferramenta, suas principais funcionalidades e como utilizá-la da melhor forma no seu dia-a-dia.

O Deskfy é um software de gestão de marca que traz autonomia e agilidade para acessar os materiais da sua empresa e, ao mesmo tempo, garante a consistência da marca em qualquer lugar.

Justo após fazer o login, você será direcionado para a página inicial do Deskfy. Esse é o seu Portal e concentra toda a interface da ferramenta. Aqui você vê tudo de mais recente sobre os materiais publicados pela sua empresa, entre os diferentes módulos do Deskfy.


Agora vamos ver um pouco sobre cada um dos módulos da ferramenta! Basta clicar sobre o ícone de cada módulo na barra a esquerda da tela.


No módulo de Marca sua empresa poderá concentrar os principais elementos do seu manual de marca de maneira digital e acessível a todos. Navegando por esta página você encontra as paletas de cores da marca, logos, ícones, imagens, fontes da marca, entre outros materiais relativos a marca.

Além de visualizar cada um desses elementos da marca, você poderá fazer o download dos arquivos diretamente para o seu computador. Agora é seu papel, como administrador, manter a Marca sempre atualizada. Para isso você poderá criar categorias, além de editar, excluir ou inserir novos elementos aqui. Tudo o que estiver aqui estará disponível no editor de Artes, por isso é importante ter tudo sempre atualizado para facilitar a edição das peças posteriormente.

O módulo de Artes é o local onde fica concentrado todo o enxoval de peças disponíveis para os usuários, além de acesso ao editor de arte.

Veja como publicar um novo template editável:

1 - Acesse o botão Adicionar

Para começar clique em Adicionar > Templates localizando na aba de +Templates, com base local (Seção/Coleção) onde deseja manter o material.

2 - Inicie a criação do template customizável

Clique no botão Criar template para iniciar o processo. Você também pode publicar templates não customizáveis, veja como aqui.

3 - Escolha o formato do seu template

Após clicar em Criar template, escolha o tipo de formato desejado e depois clique em Criar template customizável.

Caso deseje adicionar um formato ainda não existentes na biblioteca você pode utilizar o botão Criar novo, localizado no canto superior da aba.

4 - Inicie a criação do template

Você será direcionado para o editor e poderá iniciar a criação do seu template.

Você pode criar uma arte utilizando as ferramentas disponíveis no editor ou importar

alguma arte previamente produzida no Adobe Illustrator. Se esse for o caso, veja o nosso guia sobre importar templates editáveis do Illustrator (via .SVG). Caso queira criar uma arte diretamente no Deskfy, siga o nosso guia abaixo.

Antes de começar, confira os atalhos do teclado que você pode utilizar para simplificar sua edição.

Através do menu de ferramentas você terá diversas funcionalidades que te permitem criar e customizar suas artes. O editor é dividido nas categorias Textos, Automáticos, Ícones, Fundos, Elementos, Imagens e Importar. O recurso de Importar é utilizado para fazer a importação através de arquivo .SVG, conforme comentamos acima.

Para começar, vamos utilizar a categoria Texto do menu para adicionar um título e subtítulo à nossa arte. Basta clicar no elemento ou arrastá-lo para dentro da arte. Agora, clique no texto e veja que a barra de ferramentas aparecerá logo acima da arte. Através dela, você pode mudar aspectos como a fonte, tamanho da letra, cor, alinhamento, espaçamento, entre outros. Você também verá ícones de cadeados ao lado de cada opção (falaremos deles mais adiante).

Através da categoria Automáticos é possível incluir textos de customização automática de acordo com os dados cadastrados na Unidade Comerciais.

Agora vamos explorar a próxima seção. Clique na aba Ícones e você verá os ícones da marca. Você também pode buscar por outros ícones na aba Geral, onde você consegue encontrar milhares de outros elementos através da biblioteca disponível com um de nossos parceiros. Clique ou arraste o ícone para a sua arte e configure-o da forma como você precisar, mudando seu tamanho, cor ou outras características.

Seguindo para a próxima categoria, na seção de Fundos você encontrará as paletas de cores da marca, paletas de cores padrão e até texturas para você aplicar à sua arte, dependendo das configurações aplicadas na sua empresa. Selecione uma cor para aplicá-la ao fundo e altere a cor dos elementos, se necessário, para melhorar a visibilidade do conteúdo.

Em seguida, a seção de Elementos permite que você adicione formas básicas e especiais à sua arte. Você também pode inserir imagens dentro das formas ao criar uma moldura para foto. É importante lembrar que as formas também podem ser editadas, trocando sua cor, tamanho, entre outras características.

Por fim, na categoria de Imagens você encontra imagens como logos, imagens da marca (de propriedade da sua empresa) ou até imagens salvas diretamente pelo seu computador. A barra de busca também permite que você procure por imagens com direitos de utilização livres diretamente na base de dados dos nossos parceiros.

Com a arte finalizada, dê um nome a ela e clique em salvar para guardar as alterações feitas (disponível na barra superior). Em seguida, você pode fazer Download da arte no seu computador, compartilhar a mesma nas redes sociais, com outros usuários do seu time, via link público ou publicá-la para que fique disponível para os usuários.

PUBLICANDO UM TEMPLATE

A partir do momento em que você tiver uma arte pronta, pode publicá-la como um template, fazendo com que a mesma se torne um modelo disponível para toda a base de usuários (ou até para um grupo específico, através da segmentação de templates).

O primeiro passo é revisar todas as permissões de edição da sua arte que será transformada em template. Para isso, selecione o elemento desejado (seja ele um texto, ícone ou imagem) e gerencie sua edição bloqueando ou liberando cada cadeado na barra superior. Para cada função que você bloquear, o usuário ficará impedido de alterar a mesma. 

Agora, basta clicar no botão de Publicar como template, no canto superior direito do editor e definir as propriedades do template. Agora você pode definir questões como exigir aprovação, o nível de edição permitido e até adicionar instruções de edição e de impressão. Por fim, basta confirmar clicando no botão Publicar.

A partir de agora, seu template estará publicado e disponível para todos os usuários como um modelo, para eles criem artes baseadas nele. Você pode editar o template a qualquer momento, assim como suas propriedades, ou até mesmo arquivar o mesmo, se for necessário.

APROVAÇÕES

Caso você opte por habilitar as aprovações obrigatórias (nas propriedades de cada template), você poderá gerenciar todas elas através da aba Aprovações. Aqui você consegue filtrar por diversos campos (no canto esquerdo) para encontrar determinada solicitação mais facilmente.

Ao pocisionar o mouse sobre uma arte e clicar em Aprovação, uma janela será aberta, exibindo a interface de aprovação. Aqui você pode aprovar ou reprovar a arte (solicitando ajustes ao usuário) ou até abrir o editor para realizar alterações por conta própria. Além disso, é possível trocar comentários e observar todo o histórico de ações envolvendo a arte.

Através do módulo de Comunicados você poderá publicar conteúdo informativo para os demais usuários cadastrados na ferramenta. Você pode segmentar comunicados para diferentes grupos de usuários e organizá-los por categorias. Sempre que você publica um comunicado (seja um novo ou editado), um e-mail é disparado automaticamente para os usuários informando sobre a nova postagem. Todos os comunicados ficam salvos nessa mesma página, criando um histórico dos avisos enviados para os times. 

No módulo de Solicitações é possível realizar o gerenciamento de demandas solicitadas pelos usuários através de formulários. Através das colunas personalizáveis em estilo Kanban, você controla todo o fluxo de entrada e saída de cada solicitação, promovendo uma visão sistêmica das suas tarefas e notificando os solicitantes sobre qualquer progresso da tarefa.

O módulo de Checklist permite que você aplique um formulário no estilo de auditoria online para validação da marca. Após ser respondido, o checklist poderá ser avaliado por um dos administradores. Se houver alguma inconformidade, também é possível solicitar um plano de ação para os auditados, acompanhando todo o andamento do checklist pelo campo de comentários e status de cada pedido.

Os formulários a serem aplicados no checklist são totalmente customizados. Acesse as configurações para criar um modelo antes de aplicá-lo.

O módulo de Arquivos permite que você adicione e classifique todos os documentos e fotos da sua marca de forma digital, em um sistema de nuvem compartilhada com todos. Por aqui você pode fazer o upload dos arquivos, organizar por pastas, classificar os mesmos de acordo com tags que facilitam a busca e segmentar os arquivos por grupos.

O Deskfy também conta com um módulo de Analytics, que consiste em uma seção que reúne dados e estatísticas da ferramenta. Aqui você encontra métricas de utilização de forma geral, por usuário, e até por diferentes módulos, tudo isso com o objetivo de auxiliar na tomada de decisão para atingir os objetivos da empresa e tirar o melhor proveito da ferramenta.

CONFIGURAÇÕES

Esta seção é super importante para gerenciar tudo aquilo que acontece dentro do Deskfy. Aqui você gerencia o seu time, cria grupos para segmentação de conteúdo, define categorias para organização dos templates, adiciona novos formatos, habilita alerta para aprovações e configura outras definições gerais. É fundamental que você reserve um tempo para definir todas essas questões, então dê uma olhada em cada um dos posts linkados nesse tópico para configurar isso da melhor forma.

DÚVIDAS?

Ficou com alguma dúvida técnica? Tem alguma dificuldade específica sobre o sistema? Contamos com um chat ao vivo (em horário comercial), acessível através do círculo situado no canto direito inferior. Por aqui você pode falar conosco a qualquer momento, além de buscar por respostas rápidas através da nossa base de conhecimento


Esperamos que este tópico tenha solucionado suas dúvidas. Em caso de qualquer dificuldade, inicie uma conversa com nosso time de suporte através do chat da ferramenta 😄

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