Seja muito bem-vindo ao Deskfy! Este post pretende te explicar o funcionamento geral da plataforma, suas principais funcionalidades e como utilizá-lo da melhor forma no seu dia-a-dia.

O Deskfy é uma plataforma de gestão de marca, trazendo autonomia e agilidade para acessar os materiais da sua empresa e, ao mesmo tempo, garantindo a consistência da marca em qualquer lugar.

Justo após fazer o login, você será direcionado para a página inicial do site. Esse é o seu Portal, que concentra toda a interface da plataforma. Aqui você vê tudo de mais recente sobre os materiais publicados pela sua empresa, entre os diferentes módulos do Deskfy.

Agora vamos ver um pouco mais sobre cada um dos módulos do Deskfy!

MARCA

Na outra aba, você pode ver o módulo de "Marca", onde sua empresa poderá concentrar os principais elementos do seu brandbook de maneira digital e acessível a todos. Navegando por esta página você encontra as paletas de cores da marca, logos, ícones, imagens e fontes customizadas.

Além de visualizar cada um desses elementos da marca, você poderá fazer o download dos arquivos diretamente para o seu computador. Agora é seu papel, como administrador, manter a Marca sempre atualizada, com fotos de produto, logos e fontes mais recentes. Para isso você poderá criar categorias, além de editar, excluir ou inserir novos elementos aqui. Tudo o que estiver aqui aparecerá disponível no editor de Artes, por isso é importante ter tudo sempre atualizado para facilitar a edição das peças posteriormente.

Agora que você já conhece o Portal e a página de Marca, vamos seguir pelo mais importante: Aprender a criar e customizar uma arte. Por mais que seja um processo simples, é importante que você tenha em mente o passo a passo que vamos mostrar a seguir.

ARTES

Ao selecionar o módulo de Artes (na seção + Templates), você será direcionado para começar o processo de criação.

A criação de artes se dá seguindo o fluxo abaixo: 

1 - Selecionar o produto desejado;

2 - Escolher o template mais adequado;

3 - Customizar da forma que você achar melhor.

Os produtos dispostos aqui são os já cadastrados pela empresa, mas também é possível criar novos produtos se necessário. Para continuar, escolha o modelo mais adequado para a arte que você irá criar, seja ele um produto digital ou impresso. Preste atenção nas dimensões de cada produto, pois é isso que determina a classificação de cada um deles.

Nesse momento, você será direcionado para a escolha de um template. Selecione o que você considera mais adequado para começar a partir dele, ou crie seu próprio modelo, começando do 0.

O editor irá se abrir e você terá diversas funcionalidades que te permitem criar e customizar suas artes. O editor é dividido nas categorias "Textos", "Ícones", "Fundos", "Elementos" e "Imagens".

Antes de mais nada, você pode querer importar alguma arte já previamente produzida em outros softwares de edição (como o Adobe Illustrator ou Corel Draw). Se esse for o caso, veja o nosso Guia de Importação de Templates. Caso queira criar uma arte diretamente no Deskfy, siga o nosso guia abaixo.

Para começar, vamos adicionar um título e subtítulo à nossa arte. Basta clicar no elemento ou arrastá-lo para dentro da arte que ele aparecerá. Agora, clique no texto e veja que a barra de ferramentas aparecerá logo acima da arte. Através dela, você pode mudar aspectos como a fonte, tamanho da letra, cor, negrito, itálico, transparência, entre outros. Você também verá ícones de cadeados ao lado de cada opção (falaremos deles mais adiante).

Ainda no campo dos textos, você verá alguns campos predefinidos como {Telefone Comercial}. Estes são os Textos automáticos, que permitem que os usuários baixem artes com customização automática de acordo com seus dados comerciais.

Agora vamos explorar a próxima seção. Clique na aba de "Icones" e você verá os ícones da marca. Você também pode buscar por outros ícones na aba "Geral", onde você consegue encontrar milhares de outros elementos através da biblioteca disponível com um de nossos parceiros. Clique ou arraste o ícone para a sua arte e configure-o da forma como você precisar, mudando seu tamanho, cor, ou outras características.

Seguindo para a próxima categoria, na seção de "Fundos" você encontrará as paletas de cores da marca, paletas de cores padrão e até texturas para você aplicar à sua arte, dependendo das configurações aplicadas na sua empresa. Selecione uma cor para aplicá-la ao fundo e altere a cor dos elementos, se necessário, para melhorar a visibilidade do conteúdo.

Em seguida, a seção de elementos permite que você adicione formas básicas e especiais à sua arte. Você também pode inserir imagens dentro das formas ao criar uma moldura para foto. É importante lembrar que as formas também podem ser editadas, trocando sua cor, tamanho, entre outras características.

Por fim, na última aba você encontra as imagens, como logos, imagens da marca (de propriedade da sua empresa) ou até imagens salvas diretamente pelo seu computador. A barra de busca também permite que você procure por imagens com direitos de utilização livres diretamente na base de dados dos nossos parceiros.

Com a arte finalizada, dê um nome a ela e clique em salvar para guardar as alterações feitas (disponível na barra superior). Em seguida você pode compartilhar a mesma nas redes sociais, com outros usuários do seu time, via link público ou até mesmo fazer o download para o seu computador. Apenas clique no botão de "Download" e selecione o formato desejado, confirmando o seu download logo após.

PUBLICANDO UM TEMPLATE

A partir do momento em que você tiver uma arte pronta, pode publicá-la como um template, fazendo com que a mesma se torne um modelo disponível para toda a base de usuários (ou até para um grupo específico, através da segmentação de templates).

O primeiro passo é revisar todas as permissões de edição da sua arte que será transformada em template. Para isso, selecione o elemento desejado (seja ele um texto, ícone ou imagem) e gerencie sua edição bloqueando ou liberando cada cadeado na barra superior. Para cada função que você bloquear, o usuário ficará impedido de alterar a mesma. 

Agora, basta clicar no botão de “publicar template”, no canto superior direito do editor. Nesse momento, será aberta uma aba para que você defina as propriedades do template. Agora você pode definir questões como exigir aprovação, o nível de edição permitido e até adicionar instruções de edição e de impressão. Por fim, basta confirmar clicando no botão “publicar”.

A partir de agora, seu template estará publicado e disponível para todos os usuários como um modelo, para eles criem artes baseadas nele. Você pode editar o template a qualquer momento através da aba de “Templates da marca”, assim como suas propriedades, ou até mesmo despublicar o mesmo, se for necessário.

APROVAÇÕES

Caso você opte por habilitar as aprovações obrigatórias (nas propriedades de cada template), você poderá gerenciar todas elas através da aba vista abaixo. Aqui você consegue filtrar por diversos campos (no canto esquerdo) para encontrar determinada solicitação mais facilmente.

Ao pousar o mouse sobre uma arte e clicar em aprovação, uma janela será aberta, exibindo a interface de aprovação. Aqui você pode aprovar/reprovar a arte (solicitando ajustes ao usuário) ou até abrir o editor para realizar alterações por conta própria. Além disso, é possível trocar comentários e observar todo o histórico de ações envolvendo a arte.

COMUNICADOS

A seção de Comunicados serve para a empresa enviar avisos e arquivos para comunicar os usuários cadastrados na plataforma. Você pode segmentar comunicados para diferentes grupos de usuários e organizá-los por categorias. Sempre que você publica um comunicado (seja um novo ou editado), um e-mail é disparado automaticamente para os usuários informando sobre a nova postagem. Assim, todos os comunicados ficam salvos nessa mesma página, criando um histórico dos avisos enviados para os times. 

Quer saber como criar comunicados ao seu time?

SOLICITAÇÕES

No módulo de Solicitações, é possível realizar o gerenciamento das tarefas enviadas pelos usuários, em uma espécie de workflow. Através das colunas personalizáveis em estilo Kanban, você controla todo o fluxo de entrada e saída de cada solicitação, promovendo uma visão sistêmica das suas tarefas e notificando os solicitantes sobre qualquer progresso da tarefa.

Clique no botão abaixo e confira os passos para organizar suas demandas: 

CHECKLIST

O módulo de Checklist no Deskfy permite que você aplique um formulário no estilo de auditoria online sobre qualquer uma das unidades da sua empresa. Após ser respondido, o checklist poderá ser avaliado por um dos administradores. Caso houver alguma inconformidade, também é possível solicitar um plano de ação para os auditados, acompanhando todo o andamento do checklist pelo campo de comentários e status de cada pedido.

Os formulários a serem aplicados no checklist são totalmente customizados de você. Acesse as configurações para criar um modelo antes de aplicá-lo.

Veja como criar checklists em detalhes:

ARQUIVOS

O módulo de arquivos permite que você distribua todos os documentos e fotos da sua marca de forma digital, em um sistema de nuvem compartilhada com todos. Por aqui você pode fazer o upload dos arquivos, classificar os mesmos de acordo com tags que facilitem localizá-los posteriormente.

Você também pode organizar os arquivos por pastas, além da barra de busca no canto superior que te ajudará a encontrar qualquer arquivo a qualquer momento.

ANALYTICS

O Deskfy também conta com uma aba de Analytics, que consiste em uma seção que reúne dados e estatísticas da ferramenta. Aqui você encontra métricas de utilização de forma geral, por usuário, e até por diferentes módulos, tudo isso com o objetivo de auxiliar na tomada de decisão para atingir os objetivos da empresa e tirar o melhor proveito da ferramenta.

CONFIGURAÇÕES

Esta seção é super importante para gerenciar tudo aquilo que acontece dentro do Deskfy. Aqui você gerencia o seu time, cria grupos para segmentação de conteúdo, define categorias para organização dos templates, adiciona novos produtos e campanhas, e configura outras definições gerais. É fundamental que você reserve um tempo para definir todas essas questões, então dê uma olhada em cada um dos posts linkados nesse tópico para configurar isso da melhor forma.

DÚVIDAS?

Ficou com alguma dúvida técnica? Tem alguma dificuldade específica sobre o sistema? Contamos com um chat ao vivo (em horário comercial), acessível através do círculo situado no canto direito inferior. Por aqui você pode falar conosco a qualquer momento, além de buscar por respostas rápidas através da nossa base de conhecimento. 

Esse foi o guia definitivo de utilização do Deskfy para administradores. Obrigado por estar conosco, até logo!

Esperamos que este tópico tenha solucionado suas dúvidas. Em caso de qualquer dificuldade, inicie uma conversa com nosso time de suporte através do chat da ferramenta 😄

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