Guia do administrador

Quer saber como usar o Deskfy? Aqui é o lugar certo para isso!

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Escrito por Hevelyn Santos
Atualizado há mais de uma semana

Seja muito bem-vindo ao Deskfy!

Este guia pretende te explicar o funcionamento geral da ferramenta, suas principais funcionalidades e como utilizá-la da melhor forma no seu dia-a-dia.

O Deskfy é uma ferramenta que traz autonomia e agilidade para seus processos de marketing e, ao mesmo tempo, garante a padronização e consistência da marca em todos os pontos de venda.

Após fazer o login, você será direcionado para a página inicial do Deskfy. Aqui você vê tudo de mais recente sobre os materiais publicados pela sua empresa, entre os diferentes módulos do Deskfy.

Agora vamos ver um pouco sobre cada módulo da ferramenta! Basta clicar sobre o ícone de cada uma na barra a esquerda da tela.


1 - Marca

Aqui sua empresa poderá concentrar os principais elementos do seu manual de marca de maneira digital e acessível a todos. Navegando por esta página você encontra as paletas de cores da marca, logos, ícones, imagens, fontes da marca, entre outros materiais relativos a marca.

Além de visualizar cada um desses elementos da marca, você poderá baixar os arquivos diretamente para o seu computador. Agora é seu papel como administrador, manter o módulo de marca sempre atualizado.

Para isso, você poderá criar categorias, além de editar, excluir ou inserir novos elementos. Tudo o que estiver aqui estará disponível no editor do módulo Materiais, por isso é importante ter tudo sempre atualizado para facilitar a edição das peças posteriormente.

2 - Materiais

O módulo de Materiais é o local onde fica concentrado todo o enxoval de peças disponíveis para os usuários, além de acesso ao editor de arte.

Você pode disponibilizar modelos apenas para baixar (que não são editáveis), assim como criar modelos editáveis do zero ou também importar um arquivo .svg para edição.

Caso deseje criar um modelo de material customizável, a opção Importar um arquivo .svg é a mais indicada. Confira o passo a passo a seguir:

2.1 - Criando um novo modelo de material

Para começar, clique em + Criar novo localizando na aba Todos os materiais, após escolher o local (Seção/Pasta) onde deseja manter o material e, em seguida selecione a opção Importar um arquivo .svg.

2.2 - Importe sua arte do Illustrator em formato .svg


A maneira mais fácil e rápida de importar uma arte já existente para o Deskfy é utilizando nossa importação via .svg. Para transformar seu arquivo de Illustrator na extensão .svg, instale o plugin oficial do Deskfy, disponível na loja da Adobe Exchange.

Para fazer a importação da arte para o Deskfy, clique em Importar um arquivo .svg e selecione o seu arquivo .svg preparado anteriormente com a ajuda do plugin.

2.3 - Revise os elementos importados e defina as permissões de edição no modelo

Você será direcionado para o editor e poderá iniciar a configuração do seu material.

Em uma importação, é normal que você tenha que corrigir alguns pequenos detalhes dos elementos importados, como ajustar o posicionamento, alinhamento do texto e até as letras minúsculas/maiúsculas de uma caixa de texto.

Isso acontece pois nem todos os recursos dos softwares de edição são suportados pelo Deskfy, por isso é importante que você revise tudo isso ao importar. Sobre o alinhamento de texto, por exemplo, o próprio formato .SVG não reconhece essa configuração, então você deverá ajustar isso manualmente.


É importante definir quais itens os usuários poderão editar e quais ficarão bloqueados. Ao selecionar qualquer elemento ou imagem, clique no cadeado da barra de ferramentas para bloquear a edição do elemento. Seguindo a mesma lógica, clique no cadeado para bloquear também a edição dos textos ou suas demais configurações.

2.4 - Disponibilize o modelo

Por fim, clique em "Disponibilizar como modelo" e preencha os campos necessários sobre as propriedades do modelo.


Assim que disponibilizar, você já verá o modelo na aba de Gestão de materiais!

Para saber como disponibilizar modelos apenas para baixar ou criar modelos editáveis do zero, siga o passo a passo dos seguintes artigos:

3 - Avaliações

Caso você opte por habilitar as aprovações obrigatórias (nas configurações de cada modelo), você poderá gerenciar todas elas através da aba Avaliações. Aqui você consegue filtrar por diversos campos (no canto esquerdo) para encontrar determinado material mais facilmente.

Ao posicionar o mouse sobre um material e clicar em Avaliar, uma janela será aberta, exibindo a interface de aprovação. Aqui você pode aprovar, pedir ajustes, reprovar, ou até abrir o editor para realizar alterações por conta própria. Além disso, é possível trocar comentários com o usuário e observar todo o histórico de ações envolvendo o material.

3 - Comunicados

Aqui você poderá publicar conteúdos informativos para os demais usuários cadastrados na ferramenta. Você pode segmentar comunicados para diferentes grupos de usuários e organizá-los por categorias. Sempre que você publica um comunicado (seja um novo ou editado), um e-mail é disparado automaticamente para os usuários informando sobre a nova postagem. Todos os comunicados ficam salvos nessa mesma página, criando um histórico dos avisos enviados para os times. 

4 - Solicitações

No módulo Solicitações, é possível realizar o gerenciamento de demandas solicitadas pelos usuários através de briefings. Através das colunas personalizáveis em estilo Kanban, você controla todo o fluxo de entrada e saída de cada solicitação, promovendo uma visão sistêmica das suas tarefas e notificando os solicitantes sobre qualquer progresso da tarefa. Você pode também aplicar filtros para determinar critérios e visualizar tarefas.

5 - Checklist

O Checklist permite que você aplique um formulário no estilo de auditoria online para validação da marca. Após ser respondido, o checklist poderá ser avaliado por um dos administradores. Se houver alguma inconformidade, também é possível solicitar um plano de ação para os auditados, acompanhando todo o andamento do checklist pelo campo de comentários e status de cada pedido.

Os formulários a serem aplicados no checklist são totalmente customizados. Acesse as configurações para criar um modelo antes de aplicá-lo.


6 - Arquivos

Em Arquivos, você pode adicionar e classificar todos os documentos e fotos da sua marca de forma digital, em um sistema de nuvem compartilhada com todos. Por aqui você pode importar arquivos, organizar por pastas, classificar os mesmos de acordo com tags que facilitam a busca e segmentar os arquivos por grupos.

7 - Analytics

O Deskfy também possui o módulo Analytics, que consiste em uma seção que reúne dados e estatísticas da ferramenta. Aqui você encontra métricas de utilização de forma geral, por usuário, e até por diferentes módulos, tudo isso com o objetivo de auxiliar na tomada de decisão para atingir os objetivos da empresa e tirar o melhor proveito da ferramenta.


Configurações

Esta seção é super importante para gerenciar tudo aquilo que acontece dentro do Deskfy. Aqui, você gerencia o seu time, cria grupos para segmentação de conteúdo, habilita alerta para aprovações e configura outras definições gerais. É fundamental que você reserve um tempo para definir todas essas questões.


Esperamos que este tópico tenha solucionado suas dúvidas. Em caso de qualquer dificuldade, inicie uma conversa com nosso time de suporte através do chat da ferramenta. 😄

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